Każdy z Was jest domowym archiwistą.
Niektórzy na pewno się zdziwią i powiedzą „Ja? Archiwistą/Archiwistką?”
A no tak. Każdy przecież posiada tzw. domowe archiwum, czyli dokumenty, które albo chce przechowywać, albo musi przechowywać, albo i to i to.
Dzisiejszy wpis będzie o tym jakie dokumenty przechowywać, jak je posegregować i ile czasu je przechowywać.
Chcesz raz na zawsze zrobić porządek ze swoim domowym archiwum? Nie wiesz od czego zacząć? Pędzę z pomocą.
PORZĄDKOWANIE I SEGREGACJA
Pierwszą rzeczą jest posegregowanie Twoich dokumentów.
Wyjmij wszystkie, rozłóż na podłodze i spróbuj posortować je „mniej więcej” tematycznie. Każdy z nas posiada w domu przeważnie podobne rodzaje dokumentacji:
Związane z naszą pracą, zatrudnieniem – umowy o pracę, świadectwa pracy, aneksy do umów, zaświadczenia z ZUS, także CV czy życiorysy.
Związane z naszym zdrowiem – historie chorób, wyniki badań lekarskich, książeczki zdrowia
Związane z naszą edukacją – począwszy od pierwszego dyplomiku, który dostaliśmy w zerówce trzydzieści lat temu za ładne recytowanie wierszyka o wiośnie, poprzez świadectwa szkolne, indeksy, certyfikaty, dyplomy ukończenia studiów
Różne dokumenty urzędowe, które ja podzieliłam na bardziej szczegółowe:
Akty urodzenia, ślubu, zgonu członka rodziny
Akty notarialne, spadkowe, testamenty
Urząd Skarbowy, rozliczenia PIT – musicie je przechowywać 5 lat, począwszy od 1 stycznia roku następującego, czyli np. rozliczenie PIT za rok 2015 mogliście zniszczyć już 1 stycznia 2021 roku.
Dokumentacja dotycząca samochodu (ubezpieczenia, umowy kupna-sprzedaży)
Dokumentacja dotycząca konta w banku, kart kredytowych (umowy, aneksy), umowy kredytowe
Polisy ubezpieczeniowe
Telefon/Internet/Media
Paragony, gwarancje, faktury – trzymacie 24 miesiące, albo w zależności na jaki czas wykupiliśmy gwarancję.
Ps. Pamiętaj, że po akcji-segregacji wszystkie dokumenty, które nie są Ci już potrzebne ale zawierają dane wrażliwe powinny być zniszczone w niszczarce. W żadnym wypadku nie wolno ich wyrzucać do śmietnika z makulaturą!
Skoro etap segregacji masz już za sobą trzeba przejść do kolejnego – układania dokumentacji w teczki, skoroszyty, segregatory. Ja polecam zakup tych rzeczy w różnych kolorach. Ja tak właśnie zrobiłam. Na pewno ułatwi to późniejsze odszukiwanie.
EWIDENCJA
Kolejnym krokiem jest zrobienie ewidencji Waszej dokumentacji. O ile Ty wiesz co gdzie jest, o tyle pozostali członkowie Twojej rodziny już niekoniecznie. Dlatego bardzo ważne jest spisanie i opisanie wszystkiego, aby łatwiej było odnaleźć dany dokument.
Dokumenty możesz ułożyć w szafie chronologicznie, lub alfabetycznie, w zależności jak jest Ci wygodnie.
Ja również digitalizuję dokumenty – skanuję, lub robię cyfrowe zdjęcia.
Przykładem jest choćby paragon, który blednie po krótkim czasie. Więc w razie reklamacji mogę mieć problem, choć polskie prawo wyraźnie mówi, że aby reklamować produkt wystarczy pokazać dowód zakupu, czyli np. wydruk potwierdzający płatność kartą, ale perspektywa kłótni z panią ekspedientką, dla której nie ma innego dowodu zakupu, niż paragon nie jest dla mnie 😉 Ale to już inny temat. Warto wiedzieć też, że są specjalne aplikacje do przechowywania paragonów.
Tak więc mam nadzieję, że mój wpis pomógł Ci w zrobieniu porządku z Twoimi dokumentami.