Jako archiwiści zakładowi pamiętajcie, że teczki przed przekazaniem do archiwum zakładowego powinny być już „zrobione” przez osoby, które już ich nie potrzebują. Archiwista może pomóc takiej osobie w przygotowaniu teczki, ale nie ma takiego obowiązku. On już przyjmuje gotowe teczki wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym.
Poniżej przedstawię najważniejsze kwestie związane z teczkami:
Teczki bezkwasowe
Materiały archiwalne (dokumenty kat. A, B50) do archiwum zakładowego powinny być przekazane w teczkach bezkwasowych. Nawet jeśli ktoś w danej komórce organizacyjnej (dziale) trzyma je w zwykłych tekturowych teczkach, segregatorach, koszulkach foliowych czy innych rzeczach, to przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego powinien przełożyć je do teczek bezkwasowych.
Od razu radziłabym zakup zarówno teczek jak i pudełek bezkwasowych. Możliwe, że lepiej będzie Wam przechowywać dokumentację w tych pudełkach, lub może się zdarzyć, że będziecie zobowiązani przekazać część dokumentacji do Archiwum Państwowego.
Chronologia
Materiały archiwalne – czyli te z kategorią A – w każdej teczce powinny być ułożone chronologicznie czyli od miesiąca stycznia do grudnia danego roku (adekwatnie jeśli mamy kilka lat to od góry teczki powinien być miesiąc i rok najstarszy, a na dole najmłodszy).
Paginowanie, czyli numerowanie stron – w prawym górnym rogu na każdej zapisanej stronie. Pamiętajcie, żeby paginując zawsze odwracać kartki na druga stronę, bo często jest tam coś ważnego zapisanego i w paginacji należy taką stronę uwzględnić!
Koniecznym jest usunięcie z teczek wszystkich elementów metalowych (zszywki, klipsy), plastikowych, sznurków i innych tego typu rzeczy – zostawiamy tylko papier.
Opis teczki – nr wg JRWA, kat. A, tytuł teczki i daty skrajne, np.
KOMÓRKA_ORG.NR_JRWA.1.2026 kat. A
Współpraca z instytucjami
2010-2015
Spis zdawczo-odbiorczy, na którym podpisuje się osoba przekazująca mat arch. do archiwum zakładowego oraz osoba przyjmująca, czyli Wy plus data przekazania.
Poniżej zamieszczam przykładowy spis z-o.
| Lp. | Znak teczki | Tytuł | Daty skrajne | Kat. akt | Liczba teczek |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
I voila
Materiały kat. B nie muszą być aż tak szczegółowo zrobione, ponieważ po upływie swojego terminu przechowywania i tak pójdą do brakowania (zniszczenia), oczywiście za zgodą dyrektora Archiwum Państwowego, pod które Wasza instytucja podlega.
Wracając do kat. A: Teczki już znajdują się w Waszym archiwum.
Pamiętajcie, że w archiwum zakładowym wszystkie regały powinny być opisane, jakoś oznaczone, abyście szybko mogli znaleźć potrzebne Wam rzeczy. To już wasza rola, bo każda firma/instytucja inaczej funkcjonuje, ma inne zadania statutowe przez co wytwarza różne rodzaje dokumentacji.
Zdrówka!